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La gestión documental en cada empresa


...ayuda en su modernización, su propio proceso, su orden, sus soportes en forma competente, es decir el empoderamiento institucional desde el manejo de sus documentos...

 
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Organización Documental e Implementación de Archivos (Centrales e Históricos)

Valoración documental, expurgo y retención definitiva del componente histórico del archivo: se procede a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) y los valores secundarios (Históricos, científicos y culturales) y da como resultado el establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final.

Cambio de unidades de conservación: localización del material de archivo recuperado y organizado, en nuevas unidades de conservación diseñadas de acuerdo a las normas archivísticas vigentes en el país.

Diagnóstico, fase en la cuál se analiza la situación real del fondo acumulado.

Recuperación física: toda la documentación acumulada es recuperada físicamente y clasificada.

Clasificación: este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica de la entidad productora.

Ordenación: se realiza teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie. Se aplican criterios específicos de ordenación como: Cronológico, consecutivo, temáticos, onomásticos, toponímicos, entre otros.

Descripción y catalogación: se diligencia el formato único de inventario documental adoptado por el Archivo General de la Nación, AGN.

Se desarrollan las siguientes actividades:

a) Depuración. b) Separación de la documentación afectada biológicamente. c) Foliación y retiro del material abrasivo. d) Almacenamiento de la documentación en buen estado. e) Elaboración del Cuadro de Clasificación.

Cada expediente, libro, tomo, legajo, caja y/o unidad documental retenida es descrita y catalogada de acuerdo a la clasificación y estructuración de las series y tipología.

Sistematización e indización, las fichas descriptivas o catálogo inventarial obtenido en el proceso anterior será digitado utilizando el sistema u hoja de cálculo Excel, creando una base de datos.

Bodegaje y Gestión de Depósito, el material documental intervenido, será bodegado en cajas portadocumentos, localizándolo en los anaqueles o depósitos. Se ubicarán los consecutivos de cajas, tomos, carpetas y/o legajos y folios.

 
Fotografia Automatización

Sistema de Gestión Documental Automatizado

 

El programa de Gestión Documental, PGD, se puede definir como el conjunto de concepciones, definiciones, herramientas, dispositivos e instrucciones con las que integran y se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos; cuyo objetivo es garantizar la ocurrencia del Ciclo Vital de los documentos bajo la noción de Archivo Total.

Estas actividades deberán enmarcarse dentro de los procesos de la función archivística institucional que se deben crear o actualizar en el marco del Sistema de Gestión Documental, en la lógica productiva vistos así:

  1. Planeación
  2. Producción Documental
  3. Gestión y Trámite documental
  4. Organización Documental
  5. Transferencias Documental
  6. Disposición de documentos
  7. Preservación a largo plazo
  8. Valoración Documental

¿Por qué un Sistema de Gestión Documental?

  • Impacta los procesos internos
  • Se tiene información disponible permanentemente
  • Facilita la toma de decisiones
  • Brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades
  • Da oportunidad en el servicio al cliente
  • Concentra la información en un solo sitio y facilita su portabilidad
  • Propicia un escenario para el ahorro de papel y Gobierno en Línea
 
Capacitaciones colectivas de responsables de la Gestión Documental-1Fotografia capacitación

Capacitación de productores y responsables de la función archivística institucional

Proceso continuo
de enseñanza-aprendizaje.

El objetivo es orientar la formación en gestión documental para que cada participante actualice o perfeccione su conocimiento, potencialice las habilidades y destrezas y asuma un cambio de actitud, con el fin de que reconozca y desempeñe cabalmente su respectiva responsabilidad documental en los siguientes temas:

  • Actualización y Aplicación de las Tablas de Retención Documental – TRD
  • Administración y Control de las Comunicaciones Oficiales
  • Transferencias Documentales
  • Atención al Usuario y Servicios Documentales
  • Automatización de Servicios Documentales
  • Conservación Documental
  • Digitalización e Indexación Documental
  • Documentos y Expedientes Electrónicos
  • Fondos Acumulados y Tablas de Valoración Documental - TVD
  • Elaboración de Documentos del Sistema Integrado de Gestión
  • Políticas, Procesos y Procedimientos de Gestión Documental
  • Socialización del Programa de Gestión Documental - PGD
Catálogo de producto

Suministros y Materiales para la Gestión Documental

Carpetas tipo sobre o legajo de cuatro aletas: legajos portadocumentos tipo sobre (4 aletas), desacidificados, rotulados y logotipados con su ficha técnica de descripción e imagen corporativa.

Cajas portadocumentos: caja de cartón corrugado, denso, troquelada de la Referencia X200. Puerta tipo nevera. Material C930K. 39X20.5X26 cms. Recubrimiento interno de parafina.

Estantería metálica abierta o rodante: Estante metálico abierto de 2.20X0.92X0.40. Calibres: Paral 16 y bandeja 20. Siete entrepaños cada 0.30m, seis bandejas útiles. Tornillería y tuerca hexagonal, ocho ángulos de refuerzo. Pintura gris electrostática.

Equipos de cómputo y software para la implementación de la Unidad de Correspondencia y Programas de Gestión Documental Automatizada.

Ofrecemos una línea de productos dirigida a la Gestión Documental en el marco de la conservación preventiva de documentos.

Todos nuestros productos están ajustados a las normas archivísticas vigentes en este país: NTC 5397:2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad”

AGN: Acuerdo 037/2002 Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo